Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 8-12-2025

Geldt voor: www.pitheos.nl en alle diensten van Pitheos

Pitheos (“wij”, “we”, “ons”) is een AI-automatiseringsbureau dat bedrijven helpt slimmer te werken. In deze Privacy Policy leggen we uit welke gegevens we verzamelen, hoe we ze gebruiken en hoe we ze beschermen.

Door onze website te gebruiken of contact op te nemen, ga je akkoord met deze Privacy Policy.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Pitheos / Schouten Online OÜ

Registratienummer: 17338507

Adres: Harju maakond, Tallinn, Lasnamäe linnaosa, Sepapaja tn 6, 15551, Estland

E-mail: sam@pitheos.nl

2. Welke gegevens verzamelen we?

A. Gegevens die jij zelf geeft

• Naam

• Bedrijfsnaam

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Informatie over je bedrijf

• Formulieren die je invult

• Uploads (documenten, screenshots, video’s)

• Inhoud van gesprekken of aanvragen

B. Gegevens die automatisch worden verzameld

• IP-adres

• Apparaat en browser

• Websitegedrag (anonieme analytics)

• Datum en tijd van bezoek

C. Gegevens voor AI-automatiseringen

Als jij met ons werkt aan automatiseringen, kunnen wij (indien nodig voor het project):

• API-sleutels / tokens

• Accounts die jij beschikbaar stelt

• Toegang tot specifieke apps of systemen

• Bedrijfsdata die moet worden verwerkt door AI

Deze worden uitsluitend gebruikt voor jouw project, nooit voor training of verkoop.

3. Waarom verzamelen we jouw gegevens?

We gebruiken gegevens om:

Dienstverlening

• Offertes te maken

• AI-workflows te ontwikkelen

• Processen te testen en integreren

• Support te leveren

• Installatie en onboarding te doen

Communicatie

• Vragen te beantwoorden

• Updates te sturen

• Projectafspraken te maken

Verbetering

• Website optimaliseren

• Problemen oplossen

• Interne analyse (anoniem)

Wettelijk

• Facturatie

• Administratie

• Bewaarplicht

We verkopen nooit persoonsgegevens en gebruiken ze nooit voor onnodige marketing.

4. Met wie delen we jouw gegevens?

We delen gegevens alleen als dat nodig is voor de uitvoering van onze diensten.

A. Technische dienstverleners

• Hostingproviders

• E-maildiensten

• Betaalproviders

• Cloudopslag

B. Automatiseringsdiensten (zoals n8n, Zapier of Make)

Voor workflows kunnen we noodzakelijke data delen met:

• n8n

• Make.com

• Zapier

• Webhook-endpoints

• Integraties zoals Google Workspace, Slack, notion, HubSpot, Moneybird, enz. (alleen op jouw verzoek)

C. AI-diensten

Wanneer jij een AI-workflow gebruikt, kan data worden verwerkt door:

• OpenAI

• Anthropic

• Google Gemini

• Meta Llama

• Andere door jou gekozen modellen

We delen alleen gegevens die jij zelf aanlevert, en alleen wanneer dit nodig is voor de functie van de automatisering.

We trainen geen modellen met jouw data.

D. Wettelijke verplichtingen

• Belastingdienst / accountants (alleen administratieve gegevens)

Met alle verwerkers werken we met verwerkersovereenkomsten voor GDPR-compliance.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Offertes en contactverzoeken: 12 maanden

• Projectdata: zolang je klant bent (of korter als je verwijdering vraagt)

• Administratie: 7 jaar (verplichting)

• Integratiegegevens: tot jij de samenwerking stopt

Alles kan tussentijds op verzoek worden verwijderd.

6. Beveiliging

We gebruiken meerdere beveiligingsmaatregelen:

• HTTPS/SSL

• Sterke wachtwoorden en 2FA

• Versleutelde opslag waar mogelijk

• Beperkte toegang per medewerker

• Regelmatige updates en beveiligingscontroles

We streven naar maximale veiligheid, maar geen enkel systeem kan 100% worden gegarandeerd.

7. Cookies

We gebruiken:

• Functionele cookies

• Anonieme analytische cookies

Geen trackingcookies tenzij jij hier expliciet toestemming voor geeft.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• Jouw gegevens in te zien

• Jouw gegevens te laten aanpassen

• Jouw gegevens te laten verwijderen

• Een kopie te ontvangen

• Bezwaar te maken tegen verwerking

• Je toestemming in te trekken

Mail: sam@pitheos.com

We reageren binnen 2 dagen.

9. Internationale gegevensoverdracht

Sommige diensten (zoals OpenAI of Google) bevinden zich buiten de EU.

Dan gebruiken we:

• Standard Contractual Clauses

• GDPR-conforme overeenkomsten

• Extra beveiligingsmaatregelen

10. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar.

11. Wijzigingen

Deze Privacy Policy kan worden bijgewerkt wanneer onze diensten veranderen.

De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.

12. Contact

Voor vragen of verzoeken:

Pitheos

E-mail: sam@pitheos.nl