Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 16-12-2025

Deze Privacy Policy is van toepassing op:

• www.pitheos.nl

• alle diensten en AI-automatiseringen van Pitheos

Pitheos (“wij”, “we”, “ons”) is een AI-automatiseringsbureau dat bedrijven helpt processen te optimaliseren met behulp van automatisering en kunstmatige intelligentie. Wij hechten grote waarde aan de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens en handelen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens is:

Pitheos / Schouten Online OÜ

Registratienummer: 17338507

Adres: Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Estland

E-mail: sam@pitheos.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

A. Gegevens die jij zelf verstrekt

• Naam

• Bedrijfsnaam

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Bedrijfsinformatie

• Inhoud van formulieren, e-mails en gesprekken

• Bestanden of input die je aanlevert (zoals documenten, screenshots of video’s)

B. Automatisch verzamelde gegevens

• IP-adres

• Apparaat- en browsergegevens

• Websitegedrag (anonieme analytics)

• Datum en tijd van bezoek

C. Gegevens voor AI-automatiseringen

Indien nodig voor jouw project:

• API-sleutels of tokens

• Toegang tot door jou aangeleverde accounts

• Bedrijfsdata die wordt verwerkt binnen workflows

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor jouw opdracht, nooit voor training van AI-modellen of andere doeleinden.

3. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• Het leveren van onze diensten

• Het opstellen van offertes en overeenkomsten

• Ontwikkeling en onderhoud van AI-workflows

• Support, onboarding en communicatie

• Websiteverbetering en analyse

• Administratie en facturatie

Wij verkopen nooit persoonsgegevens en gebruiken deze niet voor onnodige marketing.

4. Wettelijke grondslagen (AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst of voorbereiding daarop

• Gerechtvaardigd belang, zoals bedrijfsvoering, beveiliging en verbetering van diensten

• Toestemming, bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven

• Wettelijke verplichting, zoals fiscale bewaarplichten

5. Delen van gegevens met derden

Wij delen gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is.

A. Technische dienstverleners

• Hostingproviders

• E-maildiensten

• Cloudopslag

• Betaal- en administratiesoftware

B. Automatiserings- en integratietools

Bijvoorbeeld:

• n8n

• Zapier

• Make.com

• Google Workspace

• Slack, Notion, HubSpot, Moneybird

Alleen op jouw verzoek en uitsluitend functioneel.

C. AI-diensten

Wanneer onderdeel van jouw workflow:

• OpenAI

• Anthropic

• Google Gemini

• Meta Llama

• Andere door jou gekozen modellen

Wij trainen geen AI-modellen met jouw data.

Met alle verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform de AVG.

6. Internationale gegevensoverdracht

Sommige verwerkers bevinden zich buiten de EU/EER. In dat geval maken wij gebruik van:

• Standard Contractual Clauses (SCC’s)

• GDPR-conforme verwerkersovereenkomsten

• Aanvullende beveiligingsmaatregelen

7. Bewaartermijnen

• Contact- en offertegegevens: maximaal 12 maanden

• Projectdata: zolang de samenwerking loopt

• Administratie: 7 jaar (wettelijk verplicht)

• Integratiegegevens: tot beëindiging van de samenwerking

Verwijdering kan altijd tussentijds worden aangevraagd.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• HTTPS / SSL

• Sterke wachtwoorden en 2FA

• Beperkte toegangsrechten

• Regelmatige updates en controles.

9. Cookies

Wij gebruiken:

• Functionele cookies

• Anonieme analytische cookies

Geen trackingcookies zonder expliciete toestemming.

10. AI en verantwoordelijkheid

Bij AI-automatiseringen:

• Verwerken wij alleen noodzakelijke gegevens

• Handelen wij binnen afgesproken kaders

• Blijft de klant eindverantwoordelijk voor rechtmatige gegevensverwerking binnen zijn organisatie

11. Jouw rechten

Je hebt recht op:

• Inzage

• Correctie

• Verwijdering

• Beperking van verwerking

• Dataportabiliteit

• Bezwaar tegen verwerking

Verzoeken kun je indienen via: sam@pitheos.nl

Wij reageren uiterlijk binnen één maand.

12. Klachten

Heb je een klacht? Neem eerst contact met ons op.

Je kunt ook een klacht indienen bij de toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

13. Wijzigingen

Deze Privacy Policy kan worden aangepast bij wijzigingen in onze diensten of wetgeving.

De meest recente versie staat altijd op onze website.

14. Contact

Pitheos

E-mail: sam@pitheos.nl

Website: www.pitheos.nl